Boka kultur - Vanliga frågor och svar

Innehåll

 

Logga in och boka program

• Gå till kommunens kulturbokningskatalog: bokakultur.botkyrka.se

• Nu har du kommit till vår förstasida där du kan läsa senaste nytt, vad som är aktuellt i vårt utbud, hur du bokar samt vad Botkyrkas kulturella allemansrätt innebär.

• Om du vill komma direkt till vår programkatalog för att boka program, klicka på "Boka".

• Nu har du kommit till programkatalogen. Här ser du hela utbudet för terminen och du kan hitta passande program genom att söka på ett specifikt datum, en inriktning eller årskurs m.fl. Du ser bokningsbara tillfällen genom att klicka på ”Visa tillfällen”. Om du istället vill se genomförda bokningar sedan tidigare, klickar du istället på symbolen ”Botkyrkas kulturella allemansrätt” uppe i vänstra hörnet. Då kommer du direkt till inloggningssidan där du kan logga in med skolans huvudkonto eller ditt personliga användarkonto. Mer info om hur du loggar in kommer längre ner.

• När du hittat ett spännande program som du vill boka för din klass, klickar du på "Boka".

• Vill du göra fler bokningar, skapa intresseanmälningar eller ställa dig i kö till ett fullbokat program går detta bra att göra innan du går vidare med bokningarna. Allt samlas under ”Mina bokningar” längst upp på sidan.

• När du är färdig för att slutföra dina bokningar klickar du på "Gå vidare".

• Logga in med din skolas huvudkonto genom att skriva in användarnamn och lösenord. Du får användarnamn och lösenord av din skolexpedition alternativt förskolechef. När du har loggat in första gången, lägg till dig själv som bokningsansvarig, se här hur du gör det: "Lägg till bokningsansvarig". Flera bokningsansvariga kan kopplas till samma program. Bokningsansvarig är du som lärare och dina kollegor som är medföljande lärare.  Som bokningsansvarig får du även ett personligt användarkonto. Men på detta konto går det bara att se redan genomförda bokningar för din klass och programmens tillhörande iRum. Det går endast att genomföra nya bokningar via skolans huvudkonto.

• När du är färdig med att ha lagt till dig som bokningsansvarig kan du välja ditt namn i rullistan ”Välj bokningsbara till program”. Välj dessa personer och fyll sedan i Antal platser, ange klass/grupp och ålder på barn/elever på dina bokningar. 

• Avsluta med att klicka på "Ok". Den knappen dyker först upp efter att du har fyllt i plats, klass/grupp och ålder. 

• Nu har du bokat och ska få ett bekräftelsemail till din e-postadress med en biljett som du kan skriva ut och ta med till programmet.

 

Programkatalog

I programkatalogen så kan du filtrera på många olika sätt för att hitta ett program som du vill boka.

Filtreringar:

• Inriktning – detta väljer man först för att sedan välja ämne. Klicka på plustecknet framför ”Visa ämnen” för att se alla kategorier.

• Fritext – för att söka efter ett specifikt program.

• Plats – där programmet äger rum.

• Kulturaktör – välj en specifik aktörs program.

• Årskurs – filtrera ut de program för just din årskurs.

• Annan målgrupp – kan vara Särskola, Öppna förskolan, Fritidshem mm.

• Datum – filtrera ut de datum du kan boka inom.

• Visa endast lediga platser – visa endast de program som inte är fullbokade.

• Nollställ filtrering – nollställ filtrering och se alla program.

Programkatalogen uppdateras i realtid när man väljer sina olika filtreringar.

 

 

Ställ dig i kö

Vissa program kan bli fullbokade och om det finns möjlighet att ställa sig i kö, kommer knappen ”Ställ dig i kö” att dyka upp på dessa program. Bokningsansvarig kan då ställa sig i kö och bli tilldelad plats (av kulturaktör eller administratör) om det eventuellt skulle finnas. Du ser dina kö platser under ”Min sida”. 

Gruppbokning

När det står Gruppbokning i aktivitetens information betyder det att programmet endast kan ta en 1 grupp åt gången. Hur många antal i gruppen anges i texten till programmet. 

Ej datumbestämt

Detta betyder att programmet inte har ett bestämt datum. Bokningsansvarig kan boka ett antal platser och sedan tar arrangören kontakt med bokningsansvarig för att boka upp en tid som passar båda.

Intresseanmälan

Det finns vissa program i programkatalogen som har knappen ”Intresseanmälan” istället för ”Boka”. Detta betyder att du som bokningsansvarig kan göra en intresseanmälan om du tycker att programmet verkar intressant. Om programmet blir aktuellt i framtiden kommer bokningsansvarig bli kontaktad av administratör på Kultur- och fritidsförvaltningen. Du ser dina intresseanmälningar på ”Min sida”.

Kulturgaranti

I kulturgarantin inom Botkyrkas kulturella allemansrätt garanteras varje elev plats. En rättighet för alla elever i grundskolan och för förskolans 4-åringar. Lärare planerar och bokar det program som är utvalt för varje läsår. Det ska vara lätt för skolan att integrera kulturupplevelser i den ordinarie undervisningen och på så vis utjämna skillnader i barns tillgång till kultur.

Villkor

BOKNING
När du bokar ett program där du väljer dag och tid så får du en bekräftelse med biljettinfo till din e-postadress direkt. Var därför noga att du skrivit rätt e-post och stavat rätt.

INTRESSEANMÄLAN
Detta betyder att pedagogen eller projektledare tar kontakt med dig för att boka in dag och tid.


Om det är fullbokat så kan du välja att stå på kö. Vi kontaktar dig om det blir lediga platser.

GRATIS?

Aktiviteterna är gratis för alla skolor, förskolor och pedagogisk omsorg som ligger i Botkyrka. Det gäller allt som ingår i Botkyrkas kulturella allemansrätt. Skolor från andra kommuner än Botkyrka betalar en avgift.

AVBOKNINGSAVGIFT VID SEN AVBOKNING

Om du avbokar mindre än 14 dagar innan programmet, så får skolan eller förskolan betala 1.000 kronor. När du bokar ett program så accepterar du denna regel. Vid akut sjukdom eller liknande så kan kostnaden sänkas. Hör av er så pratar vi om situationen i speciella fall.

HUR AVBOKA?

Ring till Medborgarcenter 08-530 610 00 eller skicka ett e-postmeddelande till: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. minst 14 dagar innan programmet. Berätta vilket program du vill avboka, dag, tid och ditt bokningsnummer när du ringer eller mailar. 

Huvudkonto

Detta är skolans övergripande konto. Här kan varje lärare på er skola logga in och t.ex. lägga till nya bokningsansvariga eller:

• Ta del av programkatalogen och boka program.

• Ta del av ev. arbetsmaterial i iRum från kulturaktör.

        o Gå igenom ett material innan besök hos kulturaktör.

        o Återkoppling efter program.

 

Bokningsansvarig

Den bokningsansvariga är den lärare som genomför bokningen. Man kan lägga till flera bokningsansvariga till samma bokning (medföljande lärare). Dessa måste dock ha ett eget användarkonto och får då all biljettinformation som skickas ut. 

OBS! En bokningsansvarig loggar in med skolans huvudkonto när ett program ska bokas och lägger till medföljande lärare i sista steget innan bokningen genomförs.

Lägg till bokningsansvarig

Det går att lägga till flera bokningsansvariga på varje bokning men då måste dessa lärare redan vara inlagda i bokningssystemet för att kunna väljas till programmet och i rullistan ”Välj bokningsbara till program”.

Gör såhär: 

• Under ”Bokningsansvariga” hittar du knappen ”Lägg till bokningsansvarig”, klicka på den.

• Skriv in användarnamn, e-post och lösenord. Tänk på att användarnamn och e-postadress måste vara unika, alltså det går inte att ha samma e-postadress på flera bokningsansvariga. Klicka på ”Fortsätt” när du är färdig.

• I Steg 2 fyll i förnamn, efternamn och telefonnummer till bokningsansvarig. Läs användarvillkoren och hur dina personuppgifter kommer behandlas. Om du accepterar, klicka i den lilla boxen och klicka på ”Registrera”. 

• Nu har du lagt till en ny bokningsansvarig lärare och denna kan nu väljas som medföljande lärare på bokningar. 

iRum

I ett iRum kan du som lärare se vilket lärarmaterial/bilder/videos som finns till er bokning och läsa på inför ert besök. Du kan läsa beskrivning av programmet och även kommunicera med arrangören genom att skriva på anslagstavlan. Du hittar irummen under ”Min sida” och under ”Slutförda bokningar”. Varje bokning har ett eget irum.